Preguntas frecuentes sobre la activación de la cuenta Microsoft Educativa  y configuración de Teams

A continuación desde la Prosecretaría de Políticas Digitales compartimos a modo de apoyo, una serie de preguntas frecuentes en relación a la activación y uso de las cuentas educativas de Microsoft y en particular la utilización de la herramienta Teams para videoconferencias.

1.- ¿De qué se trata la cuenta educativa Microsoft?

Del paquete Office 365 Educativo para docentes y estudiantes. 

2.- ¿Qué incluye?

Incluye fundamentalmente la versión online de Word, Excel, Powerpoint y la plataforma de videoconferencias y trabajo colaborativo Teams.

3.- ¿Con qué mail se puede activar?

Para activar la cuenta Microsoft Educativa se debe contar con un mail institucional @jursoc.unlp.edu.ar

4.- ¿Qué sucede si no tengo cuenta institucional o no puedo acceder a la misma?

Debo comunicarme con el Área de Informática para solicitar su creación o reseteo de clave de acceso, al mail Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o al teléfono 221 644-2070 interno 165 de 8 a 18hs.

5.- ¿Qué pasos debo seguir para la activación de la cuenta Microsoft?

Se deben seguir los siguientes pasos 

1. Ir a: https://www.microsoft.com/es-es/education/products/office
2. Allí colocar nuestro mail institucional y luego clic en “Empezar” y luego seleccionar “Soy un profesor” 
3. Posteriormente completar los datos que nos solicita especialmente la clave que debemos recordar de ahora en más para ingresar junto al código que nos debe llegar al mail institucional. Este paso puede demorar y hay que recordar revisar la carpeta de Spam, por si ha llegado allí.
4. Una vez que cargamos el código recibido, ya hemos activado nuestra cuenta.
5. A partir de ahora ya podrá acceder a la página principal y las herramientas usando su mail institucional y la clave definida en https://www.office.com/ 

6.- ¿Cómo utilizar la plataforma Teams?

Una vez que hemos activado nuestra cuenta Microsoft, vamos a encontrar en la barra de la izquierda los íconos de acceso directo, entre ellos el que corresponde a Teams. Si hemos hecho correctamente los pasos tendremos una pantalla de confirmación.

7.- ¿Qué modalidades tenemos para usar Teams?

Al igual que Zoom las opciones son tres:

1. Usarla desde el navegador
2. Descargar la aplicación a nuestra PC o Notebook (desde https://www.microsoft.com/es-ar/microsoft-teams/download-app)
3. Usar la app en nuestro dispositivo móvil desde la correspondiente tienda de aplicaciones.

8.- ¿Qué son los Equipos en Teams?

Es el espacio de trabajo que vamos a utilizar, normalmente será nuestra Asignatura y Cátedra o  Asignatura y Comisión, Curso, etc. Veremos que tiene varias funciones o  herramientas de trabajo, en este caso nos enfocaremos en crear las reuniones para clases virtuales por videoconferencia. La creación del Equipo es un paso necesario para utilizar las videoconferencias.

9.- ¿Cómo puedo crear mi Equipo? (ver videotutorial aquí)

En la pantalla de acceso a Teams tendremos la opción “Crear un nuevo equipo”, recordar que esta acción es necesaria para poder realizar videoconferencias. En la pantalla siguiente seleccionamos la opción “Clase” y usamos la plantilla que nos ofrece. Acto seguido completamos el Nombre y la descripción del Equipo, que como se mencionó será la Cátedra, Comisión o Curso según corresponda. Una vez creado el equipo podremos realizar una reunión y compartir el enlace para que los participantes se unan al equipo.

10.- ¿Cómo puedo crear una videoconferencia?

Una vez dentro del Equipo, a la derecha observaremos el ícono de video, en el desplegable podremos:

1. Iniciar una reunión
2. Programar una reunión para otro momento

En la pantalla siguiente colocamos un nombre para la reunión y seleccionamos día y hora, además de una descripción, para terminar hacemos clic en “Enviar”. 

En esta misma pantalla podemos configurar la reunión para que se repita periódicamente, por ejemplo nuestros días y horarios de clase semanal. Podemos programar las reuniones para cualquier día o días de la semana esto siempre que el horario sea el mismo para todas ellas.

Nota: En caso de que no aparezca la opción “Programar una reunión”, por favor comunicarse con el Área de Informática al mail Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.o al teléfono 221 644-2070 interno 165 de 8 a 18hs, para informar dicha situación y que puedan adecuar la configuración de la cuenta.

11.- ¿Cómo configurar una reunión periódica o que se repite?

En la misma pantalla en la que creamos la reunión debajo de la primera selección de la fecha, vamos a ver por defecto una opción que dice “No se repite”, al hacer clic allí se despliegan las opciones entre las que utilizaremos la opción “Personalizado”. 

En la pantalla que se nos abre, primero elegimos la frecuencia, habitualmente sería de manera semanal por lo que colocamos “Se repite cada 1 Semana”, debajo tenemos las iniciales de los días de la semana, pudiendo seleccionar los días que se repiten nuestras reuniones, siempre que sea en el mismo horario. Ejemplo: Lunes (L) y miércoles (X) de 20 a 22hs. Por último elegimos la fecha “Fin” en la que termina nuestro curso, que es donde finalizarán las repeticiones.

12.- ¿Cómo comparto el enlace para una videoconferencia?

Una vez creada la reunión o videoconferencia, la deberemos ver en la pantalla de nuestro Equipo.  Hacemos clic en el evento creado y veremos nuevamente la pantalla que utilizamos para completar la información de la reunión. Allí arriba a la izquierda veremos dos opciones una de “Cancelar reunión” y a su lado la de “Copiar vínculo”. Hacemos clic en esta última y ya tenemos copiado el enlace a la reunión que podemos compartir con nuestros participantes a través de mail, de SIU o del canal que hayamos elegido para hacerlo.

13.- ¿Cómo acceden nuestros participantes?

Acceden a través del link que hemos compartido, y al hacerlo se les ofrecerá la posibilidad de descargar Teams y ejecutar el programa o bien ingresar desde la opción web, tal cómo sucede con Zoom.

Recursos y videos recomendados.

Una vez que hemos activado nuestra cuenta Microsoft y ya hemos configurado nuestras reuniones virtuales, podemos sacar provecho de las opciones de Teams. Para ello sugerimos los siguientes tutoriales disponibles en Youtube:

• Teams en 5 minutos. Canal  Antonio Reyes. Panorama inicial con lo que hay que saber para usar las reuniones en Teams (duración 6.32 minutos): https://youtu.be/_9uU2MvEWYc?si=K4S0s9QrmrrIDF6V 
• Compartir pantallas en Teams. Canal Jose Maria Regalado. Opciones y consejos para compartir la pantalla en una reunión con Teams (duración 7:40 minutos): https://youtu.be/y9cXkvV_bNI?si=ax0cSb7ztus4iswB